فروشنده PRINCIPAL ، DRAWER، EXPORTER ، SELLER
بانک کارگزار فروشنده REMITTING BANK ، PRINCIPALS BANK
بانک کارگزار خریدار COLLECTING BANK
خریدار DRAWEE , IMPORTER , BUYER
مراحل انجام کار در اسناد وصولی :
۱- فروشنده پس از عقد قرارداد و اعلام قبولی خریدار، کالا ی خود را برای حمل ارسال داشته و اسناد مربوطه را به ضمیمه دستور وصول که به آن COLLECTION ORDER می گویند جهت وصول برای بانک کارگزار خود ارسال می نماید.
۲- بانک کارگزار فروشنده یا REMITTING BANK اسناد رسیده را با دستور وصول مربوطه مقابله نموده و پس از اطمینان از صحت تعداد اسناد فرستاده شده با دستور وصول و کنترل مبلغ اسناد با سیاهه و همچنین برات ارسال شده، دستورات مندرج در دستور وصول فروشنده را روی فرم خود که به آن دستورالعمل یا SCHEDULE می گویند منعکس نموده و برای بانک کارگزار خریدار یا بانک وصول کننده وجه ارسال می دارد.
۳- بانک کارگزار خردار یا COLLECTING BANK پس از کنترل ظاهری اسناد یا دستورالعمل داده شده توسط بانک کارگزار فروشنده و ضمن اعلام وصول اسناد به بانک کارگزار فروشنده، کپی سیاهه را همراه آگهی براتگیر برای خریدار کالا ( DRAWEE ) ارسال می نماید و اعلام می دارد چنانچه اسناد مورد قبول است نسبت به قبولی نویسی یا واریز وجه اسناد ( حسب مورد ) اقدام نماید.
باید اضافه نمود که طبق ماده ۲ مقررات متحدالشکل ( ucp ) برای وصولی ها ( نشریه ۳۲۲ اطاق بازرگانی بین المللی ) بانک ها هیچ گونه مسئولیتی در مورد بررسی اسناد نداشته و فقط مسئول کنترل تعداد نسخ اسناد ارائه شده با دستور وصول می باشند.
۴- خریدار DRAWEE یا پس از بررسی پروفرما و سیاهه فروشنده چنانچه اسناد مربوطه مورد قبول باشد از بانک کارگزار خود درخواست می کند که وجه اسناد مربوطه را پس از ظهر نویسی در اختیار او جهت ترخیص کالا از گمرک قرار دهد.
موضوع دیگری که در رابطه با اسناد وصولی باید ذکر گردد و اهمیت آن بیشتر از نقطه نظر عملیات حسابداری داخلی بانک کارگزار می باشد آن است که بانک کارگزار به میزان اسناد وصولی دریافت شده اقدام به صدور یک سند انتظامی می کند.
صدور چنین سندی بر این اساس است که بانک مربوطه در هر زمان از کل بروات دیداری و یا مدت دار که از طریق بانک در دست اقدام می باشد و برای مشتریان ارسال گردیده است , آگاه باشد. صدور سند انتظامی یک حساب آماری است که هم توسط بانک کارگزار خریدار و هم توسط بانک کارگزار فروشنده انجام می پذیرد.